Elektronický podpis

Elektronický podpis je nástroj, který umožňuje autentizaci a ověření identity osob v digitálním prostředí. Používá se při uzavírání smluv, potvrzování dokumentů nebo při komunikaci s úřady. Elektronický podpis je bezpečným řešením pro elektronické dokumenty, čímž pomáhá šetřit čas i náklady spojené s papírovou administrativou. Na rozdíl od klasického podpisu na papíře má elektronický podpis vyšší úroveň zabezpečení díky pokročilým metodám šifrování a uchování dat.

Význam elektronického podpisu pro digitální dokumenty

Elektronický podpis přináší zásadní výhody, zejména v oblasti digitálních dokumentů. Díky němu může být dokument (například nájemní smlouva) podepsán a ověřen bez potřeby osobního setkání či fyzického papíru. V praxi se nejčastěji využívají tři základní druhy elektronických podpisů: zaručený, kvalifikovaný a prostý elektronický podpis. Každý z těchto typů má své specifické vlastnosti a použití. Kvalifikovaný elektronický podpis je považován za nejbezpečnější, neboť odpovídá legislativním standardům, a má stejnou právní váhu jako podpis vlastnoruční.

Jaké výhody přináší elektronický podpis pro firmy

Pro firmy a podnikatele elektronický podpis znamená především rychlejší a efektivnější způsob uzavírání smluv a potvrzování důležitých dokumentů. Díky elektronickému podpisu mohou firmy snadno spravovat své právně závazné dokumenty, omezit rizika spojená s manipulací s papírem a splňovat požadavky na ochranu osobních údajů. Elektronický podpis navíc podporuje digitalizaci a ekologicky šetrnější přístup k dokumentaci.

Stovky nebo nižší tisíce Kč za rok

Cena kvalifikovaného certifikátu se pohybuje v řádu stovek až tisíců korun ročně (závisí na poskytovateli a dalších službách, jako jsou časová razítka). Certifikát má omezenou platnost, obvykle jeden nebo dva roky, je potřeba si hlídat jeho včasnou obnovu.

Jak elektronický podpis získat

Kvalifikovaný elektronický podpis si můžete pořídit u jedné ze tří akreditovaných certifikačních autorit v České republice:

• PostSignum provozuje Česká pošta a díky síti CzechPointů jde o nejdostupnější variantu – měsíčně vystaví přes 10 000 certifikátů
• První certifikační autorita (I.CA) působí na trhu nejdéle a specializuje se na bezpečnost PKI infrastruktury, nabízí možnost vyřízení certifikátu online s biometrickým rozpoznáváním
• eIdentity (ACAeID) coby třetí možnost se zaměřuje hlavně na zdravotnictví a veřejnou správu.

Standardní proces vyřízení vyžaduje vyplnění žádosti, prokázání totožnosti a instalaci certifikátu do vašeho zařízení. Celé vyřízení zabere několik pracovních dní. Můžete buď osobně navštívit pobočku (u PostSignum některý z CzechPointů), nebo využít eObčanku s aktivním čipem, případně mobilní zařízení s Touch ID nebo Face ID.

Jak si získání elektronického podpisu usnadnit?

Návštěvu poboček a následné „koumání, jak na to“ si můžete ušetřit. Stačí využít některou ze služeb, která přinese elektronický podpis až k vám pod střechu. Certifikát od PostSignum kompletně zajišťuje služba ElektronickýPodpis.cz. Specialista k vám přijede, postará se o veškerou administrativu, dodá certifikát, profesionálně jej nastaví a zaškolí vás v jeho používání. “Obecná úspora může být v rámci Windows cca 4-8 hod. dle schopnosti uživatele”, řekl k tomu Lukáš Vaněček z výše uvedené společnosti.

Bez čeho se neobejdete

Pro kvalifikovaný elektronický podpis je nezbytný hardwarový prostředek – USB token nebo čipová karta. Toto zařízení bezpečně uchovává váš soukromý klíč a chrání ho před zneužitím. Token se standardně dodává při vyřízení certifikátu. Prostý nebo zaručený podpis může fungovat i bez speciálního hardware, protože klíč se ukládá v počítači (i proto mají tyto podpisy nižší právní váhu).

Vedle samotného podpisu (certifikátu, klíče) potřebujete ještě software pro práci s elektronickými podpisy. Mezi nejčastěji používané patří Adobe Acrobat Reader, PDF-XChange Editor nebo nástroje přímo od certifikačních autorit (například PostSignum Tool). 

Kdy se jaký podpis hodí

Volba druhu elektronického podpisu závisí na konkrétní situaci. 

• Prostý elektronický podpis (třeba zaškrtnutí „souhlasím“ na webu nebo podpis stylusem na tabletu) stačí pro interní firemní dokumenty, neformální obchodní komunikaci nebo například souhlas s obchodními podmínkami. 
• Pro většinu běžných obchodních smluv mezi firmami postačí zaručený elektronický podpis, který dokáže detekovat změny v dokumentu a jednoznačně identifikuje podepisujícího.
• Kvalifikovaný elektronický podpis musíte použít všude tam, kde právní předpisy vyžadují vlastnoruční podpis. Jde například o komunikaci s finančním úřadem (podání daňového přiznání přes portál EPO), účast ve veřejných zakázkách, žádosti o dotace nebo pracovněprávní dokumenty, kde to zákon přímo vyžaduje.

A co bankovní identita?

V některých případech lze k elektronické identifikaci využít i další cesty, třeba bankovní identitu (BankID). Jde však jen o „zaručený“ elektronický podpis (nikoliv kvalifikovaný). Hodí se pro přístup k těm digitálním službám, které nejvyšší úroveň podpisu nepotřebují. Ale tam, kde úřady nebo zákon výslovně vyžadují elektronický podpis podle eIDAS, tam už BankID nepostačuje.